Oman laatupäällikkö- ja prosessikehitystaustani sekä synnynnäisen laatuajattelun vuoksi innostuin asiasta heti. Näin prosessi eteni.
Auditointikoulutus
11.11.15 meille tuleville auditoijille järjestettiin puolen päivän koulutus tulevasta tehtävästä ja prosessista. Me myös jo jakaannuimme tuleviin auditointiryhmiin, joissa sovimme jatkovalmistelutapaamisista ja tehtäväjaoista.
Meidät oli etukäteen jaettu ryhmiin, jolla kullakin oli oma haastattelukohderyhmä. Omani oli OAMK:n sidosryhmät. Tämän ryhmän sisällä jakauduimme työpareiksi, jotka kukin valmistelisivat auditointihaastattelusta yhden kohdeosa-alueen, joita olivat laatupolitiikka, laatujärjestelmän kytkeytyminen strategiseen johtamisen ja laatujärjestelmän kehittäminen. Minä kuuluin lopulta keskimmäiseen työpariin, koska ryhmästämme lähti yksi jäsen pois.
Sovimme heti seuraavat suunnittelupalaverit sekä sen, että 1. palaveriin jokainen luonnostelisi jo sopivia haastattelukysymyksiä. Minä laadin tätä varten Sharepointiin oman dokumenttipohjan (laatujärjestelmän kytkeytyminen strategiseen johtamiseen). Lupasin myös laatia haastattelun kulusta "prosessikaavion", koska suunnittelimme, että kaikki osallistuisivat jokaisessa haastattelussa myös keskusteluun, ei pelkästään kirjaisi tai tekisi havaintoja.
Kysymysten laadinta
...ei sitten mennytkään ihan kuin Strömsössä 10.12.15. Vaikka olimme sopineet etukäteen luonnostelevamme kysymyksiä työpareittain, kukaan muu ei ollut tehnyt tätä kuin minä. Olin siis paneunut strategisen johtamisen työkaluihin (dokumentteihin) eli OAMK:n laatujärjestelmään, organisaatiokaavioon sekä strategiaan ja ketterään strategiaan. Näiden pohjalta olin valinnut "toteamuksia", jotka viittasivat OAMK:n sidosryhmiin, esim.:
"Strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää, että koko korkeakouluyhteisö ja merkittävimmät sidosryhmät kokevat strategian omakseen ja sitoutuvat sen toteuttamiseen."
"Yhdessä alueen työ-ja elinkeinoelämän sekä kulttuurin toimijoiden kanssa Oamk vaikuttaa merkittävästi Pohjois-Suomen menestykseen ja hyvinvointiin."
"Osallistumme Pohjois-Suomen tulevaisuuden luomiseen kehittämällä aktiivisesti ja tarvelähtöisesti alueen työ- ja elinkeinoelämää. Työelämäyhteistyön tiivistämistä ja kehittämistä erityisesti pk-yritysten kanssa."
Lisäksi pohdin, että ovatko sidosryhmät olleet vaikuttamassa OAMK:n strategian laadintaan sekä painopistealueiden ja teemojen valintaan. Mietin myös, että kuinka sidosryhmät kokevat nykyisen organisaatio(kaavio)n: onko se sellainen, joka pystyy toimeenpanemaan strategian ja saavuttamaan asetetut tavoitteet.
Ryhmätapaaminen oli alkuun vähän hajanainen juuri siitä syystä, että muut eivät vaikuttaneet kovin paneutuneelta asiaan. Ehkäpä "kiitokseksi tästä" minut käytännössä määrättiin sihteeriksi päivän sessioon. Lisäksi muutimmekin lähestymistavan sellaiseksi, että "unohdimme" osa-alueet ja aloimme vain keskustella, että minkähänlaisia kysymyksiä voisi olla ja voisiko niitä sitten kytkeä osa-alueisiin. Teimme jonkinlaisen kysymysluonnosrungon hyvin vaihtelevan keskustelun tuloksena, ja jäimme odottamaan ohjausta yhdeltä laatukoordinaattorilta ennen seuraavaa sessiotamme tammikuussa.
Olisin kaivannut huomattavasti jämäkämpää roolia puheenjohtajalta ja tietenkin etukäteispaneutumista muilta. Kiire on aina "helppo" tekosyy kaikkeen nykyään.
Valmistautuminen auditointiin
Kokoonnuimme 19.1.16 viimeistelemään auditointikysymykset ja sopimaan päivän juoksutuksesta. Edellisestä tapaamisesta oli reilu kuukausi, ja kysymykset olivat saaneet hautua joulun aikana rauhassa. Nyt ne vaikuttivatkin kaikkien mielestä oikein loogisilta ja kattavilta. Viilasimme niitä vielä vähän "kaikkien suuhun paremmin sopivaksi" - toisaalta senhän olisi voinut tehdä myös ihan itsenäisesti kukin. Toimin jälleen sihteerinä.
Päivän rytmitys tulisi olemaan seuraava:
- 1. haastateltavien sidosryhmäläisten ryhmä tulisi klo 9 (yliopisto, PPSHP)
- 2. haastateltavien sidosryhmäläisten ryhmä tulisi klo 10.30 (pienyrittäjiä)
- 3. haastateltavien sidosryhmäläisten ryhmä tulisi klo 12.30 (kaupungin edustajia sis. Business Oulu).
Kukin haastattelu kestää tunnin, ja jokaisen ryhmän osalta 2 haastattelee, 2 kirjaa havaintoja ja 2 tarkkailee. Nämä vuorot vaihtelevat. Itse olen haastattelijana 1. ryhmässä, sitten kirjaan havaintoja ja 3. ryhmässä tarkkailen haastattelua. Päivän päätteeksi jäämme vielä tekemään yhteenvedon haastatteluista.
Auditointi!
Odotettu auditointipäivä oli 2.2.16. Kokoonnuimme Business Kitcheniin, minne oli kutsuttu haastateltavia kolmessa ryhmässä. Itse haastattelin 1. ryhmää. Teimme paljon muistiinpanoja haastatteluiden pohjalta ja sovimme, että koostamme ne itsenäisesti yhteiseen dokumenttiin ennen kuin tapaamme 3 päivän päästä viimeistelemään yhteenvedon.
Kysyimme haastateltavilta, minkälaista yhteistyötä he tekevät OAMK:n kanssa, tuntevatko he OAMK:n painoalat, teemat ja tavoitteet ja ovatko he osallistuneet OAMK:n strategiatyöhön (mikä lukee itse OAMK:n strategiassa), miten OAMK viestii ja kuinka työelämälähtöisyyttä voisi edistää.
Päivä oli kokonaisuutena todella mielenkiintoinen ja yllättävän leppoisa. Moni aikaisempiin OAMK:n auditointeihin osallistuneista ryhmästämme sanoi samaa: yleensä haastattelutilaisuudet eivät olleet näin mukavia. Kysymyksiä oli juuri sopivasti, ja jokaisen ryhmän kohdalla haastateltavat onnistuivat luovimaan tilanteeseen sopivalla tavalla. Aikataulu piti jokaisella ryhmällä täydellisesti eikä ollut ollenkaan kiireen tuntua. Myös haastateltavat kiittelivät tilaisuutta ja olivat suorastaan mielissään, että oltiin kiinnostuneita heidän mielipiteistään ja toivoivat lisää tällaisia tilaisuuksia. Sitoutumista osoitti myös se, että kaikki haastateltavat olivat paikalla!
Nyt olis vielä loppusilauksen aika ja jäin mielenkiinnolla odottamaan, minkälaisen tuotoksen saisimme aikaiseksi loppuyhteenvetona.
Yhteenveto
Kokoonnuimme kaikki yhteen laatimaan loppuyhteenvetoa, jossa tuloksena syntyisi tiivistelmä sekä vahvuudet, hyvät käytänteet ja kehityskohteet jaoteltuna kolmen kohteen mukaan (laatupolitiikka, laatujärjestelmän kytkeytyminen strategiseen johtamisen ja laatujärjestelmän kehittäminen). Jokaisen oli määrä etukäteen käydä kirjaamassa puhtaaksi havaintonsa yhteiseen Sharepoint-dokumenttiin, ja nämä jaottelisimme sitten yhdessä.
Kokoonnuimme työstämään dokumenttia, mikä muodostui jälleen aika "kaoottiseksi" järjestelmällisyyden ja tehokkuuden puutteen vuoksi. Yritin tuoda rakennetta ja "järkeä" työskentelyyn, mutta haastavaa se oli. Lopulta etenimme varatussa ajassa (1 1/2h) todella vähän, minkä jälkeen jouduin lähtemään. Onneksi saimme kuitenkin työn jonkinlaiselle alulle, kun toimin sihteerinä ja "narut olivat käsissäni" siinä mielessä. Tämän jälkeen jatkotyöskentelyyn "valikoitui" vain muutama henkilö, mikä ehkä olikin lopulta paras päätös.
Mitä jäi käteen
Tämä oli kaikella tapaa erikoisin kokemus koko työ- ja opiskelu-urallani, mitä tulee yhteistyön tekemiseen ja ylipäänsä työskentelyyn. Oma päätelmäni on, että siihen vaikutti epäsuhta asetelma: minä olin opiskelijastatuksella mukana, muut ryhmässäni olivat pitkän linjan OAMK:n henkilöstöä. Tuntui koko ajan, että olin täysin ulkopuolinen ja minuun suhtauduttiin epäilevästi ja vastustavasti. Itse koen, että ulkopuolisella on aina hyvin arvokasta katsantokantaa, koska hän ei ole "luutunut" ja pinttynyt vallitseviin tapoihin ja olosuhteisiin.
Vaikka prosessi oli minulle kuormittava ja turhauttavakin, onneksi itse lopputulos eli auditointipäivä ja -raportti onnistuivat - se on pääasia. Huomasin, että todennäköisesti tällainen toisilleen ennen tuntematon tiimi ei välttämättä ole tuottavin ja tehokkain tapa toimia, jos henkilöt ovat aivan eri ammattilähtökohdista. Tällöin työskentelytavat ja -menetelmät voivat olla niin erilaiset puhumattakaan tekemisen meiningistä. Toisaalta myös hyvät tyypit voivat korvata ja paikata paljon, jos sellaisia osuu ryhmään.
Photo credit: Lending Memo
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti